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効率的なタスク管理の仕方とは?

みなさま、こんにちは!

ネットショップの活性化を目指し、
ECサイト経営での黒字化を支援する

『きだ』です。

寒さが本格化してきましたが、
みなさん、いかがお過ごしでしょうか?

私は最近、日々の寒さ対策のために、
通販で「着る毛布」の購入を
悩んでいるところなんですが……

送料節約のためにお買い物リストをつくったり、
片づけるスペースを確保するために掃除をしないと!
……なんて考えて、一向に手が出せず、
ToDOリストが埋まっていくばかりです。

本来したいことのために動けない!
どうしたら上手に管理ができるんだろう?
と、同じように悩んでいる方々もいらっしゃると思います。

そこで今回は、『効率的なタスク管理』について、
ご紹介させていただきます!


 

-目次-
1.タスク管理って?
2.タスク管理に欠かせない三つのコツ!

1.タスク管理って?

ビジネスにも、プライベートにも欠かせないタスク管理。
けれど、そもそも『タスク』ってなに?
という疑問をお持ちの方向けにざっくりとご説明いたします!

【タスク】
元々、コンピューターの仕事の単位を表す言葉でしたが、

ビジネスにおいては、任された仕事を細分化し、
ひと作業ごとにしたものを表します。

例えば、「忘年会の主催」を任されます。
そうすると……、

〇日時調整
〇出欠確認
〇中華?和食?イタリアン?
〇会場の予約
〇日時のお知らせ

等々、実施するために必要なこと(ToDo)が、
いっぱい浮かんできますよね。
これが、所謂『タスク』です。

その中の優先順位を決めて、
実践することを『タスク管理』といいます。

『タスク管理』をして生産性を上げることは、
ワークライフバランスの向上にもつながると、
私は考えています!

現在、コロナ禍で働き方が変わりつつあるからこそ、
『タスク管理』が非常に重要になってきます!

2.タスク管理に欠かせない三つのコツ!

これだけ意識するだけで違ってくる
タスク管理するうえで大切な三つのコツをご紹介します。

  1. 優先度を考える
  2. 日付、期限(リミット)をつける
  3. 予定時間を先に決める

優先度を考える

まず、どれを優先して行わなければいけないかを
決めるところから始まります。
ここで重要なのは、頭の中だけで考えないことです。

①付箋に書き出す
どの作業が必要なのか?を絞り出していきます。
☆追加の案件は、付箋やペンの色を別にするなどの工夫も◎

②その付箋をノートや壁に貼る
期限が間近なものや第三者の確認が必要なら、
優先度は高めなので、上のほうに。

急ぎではないが、欠かせないことは、
優先度が中くらいなので、真ん中に。

緊急性もなく、雑事なら、
優先度は低いので、下のほうに。

こうして順番を決めていくと、
選別されていきます。

③未着手・処理・完了の三枠に区切る
タスクが出せたら、マスキングテープやペンなどで、三つに区切ります。
付箋などであれば、移動も容易いのでおすすめです。

今回はアナログな手法ですが、アウトプットが大事なので、
もちろん、PC上で表作成をすることも可能です。

予定時間を決める

作業にかかる予定時間を決めます。
例えば、3時間かければ完成する作業を3回すると、
9時間で終わることになります。

ここで重要なことは、
サバを読まない」ことです。

3時間×3回=9時間ですが、
サバを読んで3時間を5時間にしてしまうと、

5時間×3回=15時間

なんと、【6時間】も誤差が出てしまいます。

予定時間なので、決して窮屈にしろということではありません。
頑張れば終わらせられる時間を設定することが、
決める上では大切なのです。

日付、期限(リミット)をつける

いつまでに、作業を終わらせなければいけないのか?
各作業もそうですが、
完了にいたるまでのゴール設定をします。

「1.タスク管理って?」で例にあげた
忘年会が「12/18」になったとします。

〇日時調整→12月に入ると遅いかもしれないから、12/1まで
〇出欠確認→会場決めにおおまかな人数を知りたいから、12/5まで
〇会場の予約→埋まると困るから、12/11まで
〇日時のお知らせ→当日だと遅いから、12/14まで

というような形で、この日までにしておくことが決まれば、
順序だてて行動していくことができます。

ただし、ギリギリの設定や、余裕を持たせすぎた設定は、
破綻しやすいので注意が必要です。

前回紹介した『PDCAサイクル』にも繋がるポイントですので
こちらも、参考にできるかと思います。

 


私自身、まだまだ未熟者なので、
この方法で皆さんと一緒に成長をしていき、
プチ働き方改革!をできたらなと思っています。

それでは、
最後までお読みいただきありがとうございました。

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