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売れるネットショップへ!ワークフローを見直して効率化をしよう!

どうもみなさんご存知の方はおはこんばんにちは、
初めての方ははじめまして!

ネットショップの活性化を目指し、
ECサイト経営での黒字化を支援する

ことです。

なぜかこの時期になって鼻づまりに悩んでいます…
花粉症になったのか風邪なのか…
どっちの薬飲んでもそこまで差異がないという恐怖(病院行きます)


そんな恐怖に負けず、ブログ更新していきますよ!

今回は“ワークフロー”についてお話していきます!

-目次-
1. よく聞くけど答えられますか?”ワークフロー”とはなにか?
2. 効率的に動けて無駄がない?!”ワークフロー”のメリット
3. 見直していきその時に合った”ワークフロー”で効率化!

1. よく聞くけど答えられますか?”ワークフロー”とはなにか?

みなさんも“ワークフロー”という単語について、
一度は聞いたことがあるのではないでしょうか?

ですが、実際にこう聞かれて答えられますか?
“ワークフロー”ってなんですか?」

私も単語はよく聞きましたが実際にはこう聞かれて答えられなかったです。

知らなかったものはしょうがない!
ちょうどいいので調べてみて記事のネタにしてしまえ!
とこの記事をかいてます。

というわけで、どどん!

“ワークフロー”とは
業務についての一連のやりとりの流れのこと

簡単でしょう?
次から自信もって答えてくださいね!

例えば、会社で備品が買いたいとなったら
“購買申請”を出すと思います。

その申請をみて上司がOK出して、総務の人がOK出して…
ようやく買えますよね?

このやりとりの流れが”ワークフロー”になるのです。
今回の例だと、「備品購入の”ワークフロー”」ですね。

このように、日常の業務におけるやりとりの流れがあれば
“ワークフロー”となるのです。

2. 効率的に動けて無駄がない?!”ワークフロー”のメリット

では、“ワークフロー”を取り入れるメリットは何でしょうか?

・可視化ができることにより、作業工程がわかりやすくなる

まず「視認化」できることでしょう。
“ワークフロー”を作ることで、とある業務の流れが文字や図などで
視覚的に取り入れられます。

例えば、出荷作業を行うとします。
まず注文が入ってきたものをチェックして、
商品を探しだして用意し、梱包します。
そして梱包終わったら配送準備へ…

と簡単に書いてみましたが実際にはとても大変な作業でしょう。
まず商品数が多ければ探すのが大変かもしれません。
ましてや注文によってはオプションやおまけがあったり…

新人さんなど慣れていない人には
「次はなにしたらいいの???」
と頭を抱えてしまうかもしれません。

そこで、ワークフローを導入し、工程の可視化をします。

そうすることで、
「この工程が終わったから次はこの工程だな」
と認識することができるのです。

また、ワークフローを用いて可視化を
行うことで不要な工程が見つかるかもしれません。

「なんでこんなことわざわざしているのだろうか?」
となった工程をなくしていけば作業効率もアップします。

もうちょっと効率化できないかな?と
お悩みのあなたはぜひ“ワークフロー”
作ってみてくださいね!

・ワークフローシステムの導入でスピードアップ

“ワークフロー”もいまや紙に書き起こすのではなく
デジタルに記載していくことが可能になっています。

そのようなシステムのことを“ワークフローシステム”といいます。

例えば、備品購入のために申請書類を提出する際、
ワークフローシステムがあれば必要項目だけ入力し
あとは申請するだけで上司などへ承認依頼ができるのです。

さらには、紙で渡してしまうと
「今どこにあるんだろう?まだ承認されないのかな?」
という心配があったと思います。

ワークフローシステムを導入することで、
今申請がどこで承認待ちになっているのか
分かるようになります。

それに加えて、PCでも確認できるようになるため
出張先でも申請をだすこともできるため
意思決定のスピードは格段に上がることでしょう。

このように、システムを取り入れてより効率化をするのもよいですね。

・フォーマット化され、どこをみればいいのか一目瞭然に!

“ワークフロー”“ワークフローシステム”を用いることで
書類のフォーマットを統一させることも可能です。

今までは、この人はこの書き方をしてくるけど
この人は違う書き方でどこをみればいいのかわからなくなる…
などの経験ありませんか?

それを”ワークフロー”や”ワークフローシステム”を
用いることでフォーマット化できるかもしれません。

例えば、システムを導入することで、
必要項目の入力で済みあとは自動で書類上に
生成してくれるでしょう。

そのおかげで、承認を出す側もどこを確認すればいいのか
一目瞭然になりよりスムーズに承認を出すことができます。

さらには、申請する側もどこになにを記入すればいいのかが
一目で分かるようになり、書類作成の時間も短縮できるかもしれません。

以上のように”ワークフロー”を導入することで、
仕事の効率化アップも夢ではないのです。

3. 見直していきその時に合った”ワークフロー”で効率化!

もちろん、“ワークフロー”も見直さなければいけません。

昔に作った”ワークフロー”のままでは、
せっかく効率化したものも足を引っ張るだけの存在に
なりえるのです。

その時々の時代に合わせて見直していき、
最新の状態で効率化が行えるようにしていきましょう!


 

“ワークフロー”の導入、ぜひ試してみてくださいね!
それではまた!(*^▽^*)ノシ

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